Zausch System Software GmbH: Erfahrungsbericht IKT-Monitor




Erfahrungsbericht

Auftragsmanagement mit dem IKT-Monitor

Die Nationale Kontaktstelle für Informations- und Kommunikationstechnologien NKS-IKT

Die Arbeitseinheit IKT-Strategien und EU-Synergien des Projektträgers im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR) berät unter anderem als Nationale Kontaktstelle (NKS) Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Ausschreibungen zu den Forschungsprogrammen der Europäischen Union im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Auftraggeber der Arbeitseinheit ist das Bundesministerium für Bildung und Forschung.

Logo NKS Informations- und Kommunikationstechnologien - Nationale
            Kontaktstelle für das Europäische Forschungsrahmenprogramm

Ziel der Informations- und Beratungsaktivitäten ist eine hohe und effektive Beteiligung deutscher Einrichtungen an den EU-Fördermaßnahmen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnogien (IKT). Die NKS-IKT arbeitet im Netzwerk mit nationalen und internationalen Gremien, Experten, Koordinatoren und Industrieverbänden.

Kundenzentrierte Förderberatung und Analyse der IKT-Forschungspolitiken

Darüber hinaus unterstützt die Arbeitseinheit IKT-Strategien und EU-Synergien ihren Auftraggeber bei der Abstimmung europäischer und nationaler Fördermaßnahmen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien und koordiniert EU-Projekte zur kundenzentrierten Förderberatung. Auf der Grundlage eines Technologie-Monitorings und der Analyse der europäischen IKT-Forschungspolitiken erarbeitet sie Handlungsempfehlungen für die Bundesregierung.

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Die neue Softwarelösung IKT-Monitor

Die Vertragserfüllung gegenüber dem Auftraggeber BMBF bedarf eines lückenlosen Controllings, zum einen zur Unterstützung des Managements, zum anderen, um den formalen Rechenschaftspflichten gegenüber dem Auftraggeber nachzukommen.

Um die Vielzahl an unterschiedlichen Tätigkeiten in einem System zu dokumentieren und auswerten zu können, wurde 2013 in Zusammenarbeit mit der Firma Zausch die Webanwendung IKT-Monitor entwickelt.

Wir benötigen ein System, das schnell, einfach und flexibel im Tagesgeschäft funktioniert, erläutert Dr. Felix Schmitz-Justen, Projektkoordinator in der Arbeitseinheit IKT-Stratgien und EU-Synergien.

Das Tool IKT-Monitor bietet für die verschiedenen Tätigkeitsfelder individuelle Weboberflächen mit Assistentenfunktionen. Die Software ermöglicht neben der Dokumentation von Beratungsleistungen die Erfassung der zahlreichen auf nationaler und internationaler Ebene durchgeführten Veranstaltungen und sämtlicher erstellter Dokumente.

Das Kernstück des Programms ist unsere Aufgabensystematik, berichtet Dr. Felix Schmitz-Justen. Wir haben uns sehr genau überlegt, was wir im System erfassen möchten und eine sorgfältige Konzeption auf Grundlage der Vertragstexte vorgenommen.

Mit Hilfe der Aufgabensystematik kann im Detail hinterlegt werden, welche Tätigkeiten mit welchen Verträgen verbunden sind. Über die Auswertungen kann dann der Stand der Auftragserfüllung für frei wählbare Berichtsperioden abgerufen werden.

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Die Zausch GmbH

Die Zausch GmbH ist spezialisiert auf die Entwicklung maßgeschneiderter Datenbanklösungen und Webanwendungen für administrative Aufgaben und Projektmanagement im Forschungsbereich.

Für das Projekt brauchten wir einen Partner, der unser Projekt von der Konzeption bis zum produktiven Einsatz kompetent begleitet, betont Schmitz-Justen, Leiter des Softwareprojekts. Mit Zausch hat das so geklappt, wie wir uns das vorgestellt haben.

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Fünf Fragen an Dr. Felix Schmitz-Justen, Programmkoordinator in der Arbeitseinheit IKT-Strategien und EU-Synergien

Haak:
Was war Ihnen für die Software IKT-Monitor besonders wichtig?
Schmitz-Justen:
Wir wollten es für die Kolleginnen und Kollegen so einfach wie möglich machen, das Programm zu bedienen. Sämtliche Tätigkeiten werden bei uns zeitnah und lückenlos bei geringem Zeitaufwand erfasst, um auch kurzfristig Auswertungen und Berichte erstellen zu können.
Haak:
Was unterscheidet den IKT-Monitor von anderen Projektverwaltungen?
Schmitz-Justen:
Der doppelte Verwendungszweck der Software erfordert eine maßgschneiderte Lösung. Wir haben eine sehr spezifische Aufgabenmatrix, die sämtliche Tätigkeiten den verschiedenen Punkten der Vertragstexte zuordnet. Zur so können wir unseren detaillierten Berichtspflichten gegenüber unserem Auftraggeber nachkommen - und ein professionelles Management sicherstellen. Das Programm unterstützt die verschiedenen Auswertungen mit Exportschnittstellen und ermöglicht den direkten Zugriff auf Berichte von Veranstaltungen und erfasste Dokumente. Als Nebeneffekt ist das System auch noch eine Art Dokumentenmanagement-System.
Haak:
Wie kommt die Software in Ihrem Team an?
Schmitz-Justen:
Wir sind im Laufe des Projekts immer wieder flexibel auf Wünsche der Kolleginnen und Kollegen eingegangen und alle sind sehr zufrieden. Mit dem automatischen Login über die Firmen-Domain, den übersichtlichen Eingabemasken und der schnellen Reaktionszeit ist die Benutzerfreundlichkeit hoch.
Haak:
Wie hat die Entwicklung funktioniert?
Schmitz-Justen:
Da wir das Programm von Grund auf neu konzipiert und entwickelt haben, ging die Umsetzung der Software Hand in Hand mit den Beratern und Entwicklern der Zausch GmbH. Der 'direkte Draht' zu einem festen Ansprechpartner in einem kleinem Team war sehr hilfreich.
Haak:
Was fanden Sie wichtig für die Zusammenarbeit?
Schmitz-Justen:
Wir müssen auf neue Anforderungen schnell und flexibel reagieren können. Die Zausch GmbH hat uns während des Projekts sehr gut unterstützt und auch neue Wünsche und Änderungen kurzfristig umgesetzt. Die Zusammenarbeit war sehr professionell und bildete damit die Grundlage für eine sehr erfolgreiche Umsetzung dieser Webanwendung.

Gespräch mit Andrea Haak vom November 2013

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